Team Assistant Board Office (m/w/d)

  • Hannover, Deutschland

  • 125460

  • Hybrid

  • Unbefristet

  • Vollzeit

  • 38,5

**Die Position bietet die Möglichkeit des mobilen Arbeitens, mit der Präsenz im Büro nach Absprache im Team**

 

Als Team Assistant im Board Office arbeiten Sie an der Schnittstelle zwischen Vorstand und Aufsichtsrat der TUI AG. Dabei unterstützen Sie die Organisation zentraler Entscheidungsprozesse und des Vorstands und Group Executive Committees (GEC) bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Vorstandssitzungen. In gleicher Weise unterstützen Sie den Aufsichtsrat bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben.

 

ZUR POSITION

 

  • Vor- und Nachbereitung von Vorstands- und GEC-Sitzungen (Agenda Entwurf, Nachhaltung des Unterlageneingangs, Bereitstellung der Unterlagen via Diligent, Protokollvorbereitung, Versenden von Protokollauszügen, Unterstützung beim Erstellen und Nachhalten der Standardagenda und Standard Reportings)
  • Teilorganisation und Vorbereitung von Aufsichtsratssitzungen (Einladung, Transfer- und Reiseplanung Aufsichtsrat, Technik und Support, Abrechnung von Sitzungsgeldabrechnungen und Auslagen, Nachhaltung und Erfassung von Rückmeldungen, Buchen von Hotelkontingenten für Sitzungen und vor Ort Unterstützung bei Sitzungsdurchführung)
  • Unterstützung des Manager Teams und des Group Director Board Office, Erledigung von Korrespondenz/Emailverkehr, Pflege der Generaldatei (Vorstand und Aufsichtsrat)
  • Verantwortlich für gesamtes Bestellwesen der Abteilung Board Office und ggf. für Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder (Beauftragung der Beschaffung von IT Hard- oder Software, IT Zubehör und Verbrauchsmaterialen, Büromaterialbedarf, Printmaterialien, Büroausstattung über das iProcurement System)
  • Sonstige Büroorganisation: z.B. Aktualisierung der Aufsichtsratslebensläufe, offiziellen Schriftverkehr AR erstellen (Geburtstagsbriefe), Organisation des Archivs sowie Nachhalten der Excel Liste, Unterstützung der Kollegen im Board Office bei offenen Service Desk Incidents, Nachhalten & Einpflegen jeglicher Änderungen in die Generaldateien Aufsichtsrat und Vorstand
  • Organisation und Abrechnung von Dienstreisen der Board Office Kollegen
     

ZU IHNEN

 

  • Kaufmännische Ausbildung sowie mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
  • Kenntnisse über Assistenzaufgaben, z.B. Reiseorganisation, Event-/ Zeitplan-/ Tagungsmanagement und in allgemeiner Büroorganisation z.B. Ablage-/Wiedervorlagesystem und elektronische Archivierung
  • Erfahrung in der Meetingorganisation (Unterkunftsbuchung, Transferabwicklung) 
  • Kenntnisse in MS Office Tools (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
  • Anwenderkenntnisse von Dokumentenmanagement- und -verteilungssystemen (z.B. Diligent)
  • Verhandlungssichere Deutsch- und fließende Englischkenntnisse

 

 

UNSER ANGEBOT 

 

  • Arbeiten im größten globalen Touristikkonzern: Wir stehen für interkulturelle Zusammenarbeit und bieten die Möglichkeit der Arbeit in internationalen Projekten und Teams 
  • Mobiles Arbeiten und flexible Arbeitszeiten: Wir glauben, dass Arbeit etwas ist, was man tut, und nicht wohin man geht. Unser Angebot: newWork@TUI (hybrides Arbeiten) & TUI Workwide (Arbeiten aus dem Ausland) 
  • Entwicklungs- und Karrieremöglichkeiten: Wir fördern die Potenziale unserer Mitarbeiter:innen mit vielseitigen (digitalen) Weiterbildungsmöglichkeiten und internationalen Karrierechancen 
  • Persönliche Benefits: Wir bieten eine attraktive Vergütung, großzügige Reisevorteile, umfangreiche Health & Wellbeing Angebote uvm. 

 

Wir ermutigen Menschen mit Behinderung sich zu bewerben. Deine Einzigartigkeit kann unsere Inspiration für die Zukunft des Reisens sein. Wenn Du mehr darüber erfahren möchtest, was Diversity & Inclusion für uns bedeutet, besuche einfach Unsere DNA.

Fragen zum Job? Ich beantworte sie gerne.


Julia Sobotzke

E-Mail: Julia.Sobotzke@tui.com

Bitte beachten: Ausschließlich für Rückfragen. Bewerbungen werden nur online über das Bewerberportal angenommen.